• Poczta głosowa na telefonie satelitarnym
• Architektura poczty głosowej
• Rozmowa przez telefon satelitarny
• Elektroniczne przekazywanie wiadomości
• Inteligentne cyfrowe przekazywanie wiadomości

Przekazanie wiadomości

Zdolność danej osoby do korzystania z poczty glosowej często zależy od tego, jak te czynniki będą ze sobą współgraly. Zajęty szef lotniska O'Hare w Chicago, w piątek wieczorem, w dzień po Dniu Dziękczynienia, w centrum zamieci, prawdopodobnie przez najbliższych kilka dni nie będzie miał ochoty na odpowiadanie na wiadomości... o ile kiedykolwiek w ogóle będzie miał na to ochotę.

Przyczyna niechęci znowu tkwi w sekwencyjnym i bezwzrokowym dostępie i zarządzaniu wiadomościami poczty głosowej. Rzadko w czasie prawie czterech lat szkolenia ludzi w zakresie korzystania z poczty głosowej spotykałem od tego wyjątki. Jedyne dotyczyły tych biednych pracowników, którzy z obawy o przyszłość swojej pracy zostawali dłużej w biurze, żeby przedrzeć się przez wiadomości.

Taka sytuacja panowała w wielu firmach, z jakimi współpracowałem w USA, Europie i Afryce Południowej. Co jakiś czas zaglądałem do różnych skrzynek pocztowych moich klientów, aby sprawdzić zawartość i stan ich wykorzystywania. Na początku akcja ta miała na celu sprawdzenie, czy integracja centrali PBX została wykonana poprawnie, czy system dziala i dzwoniący akceptują usługę. Potem wykorzystałem to do oszacowania zdolności użytkowników do odbierania poczty głosowej - czy potrafią wykorzystać zalety tej usługi. W rezultacie zacząłem zalecać moim uczniom poświęcanie od 10 do 30 minut dziennie na obsługę poczty głosowej. Niewielu mieścilo się w tym przedziale czasowym.

Im bardziej zajęta i poszukiwana była dana osoba, tym bardziej zapelniata się jej skrzynka pocztowa. Chyba najbardziej zajętym szefem, z którym pracowałem, byt Brad Bews, szef technik informacyjnych w Microsofcie. Brad prawie nigdy nie byl przy swoim biurku i jego skrzynka pocztowa niemal eksplodowała. Kiedyś powiedział mi: „Moja skrzynka pocztowa powinna być sortowana, filtrowana i wiadomościom powinno nadawać się priorytet. W przeciwnym razie może się zdarzać, że odpowiem najpierw na najmniej ważne wiadomości, a na najważniejsze dopiero po sześciu tygodniach.” Często spotykalem go w pomieszczeniu serwera, gdy na chwilę wpada} tam z innej części firmy. „Cześć Brad! Zostawiłem ci wiadomość w skrzynce poczty głosowej...” Na co odpowiadał „Tak, ty i 3 000 innych.” Potem znowu znika.

Pewnego dnia miałem Bradowi przekazać wiadomość na temat rozliczeń finansowych, więc w polu określającym temat wiadomości wpisalem „Butelka Bacardi Gold gratis”. Brad odpowiedział w ciągu godziny na wiadomość. Na końcu odpowiedzi doda[ „... a teraz na temat - Butelka Bacardi Gold gratis.”

Przy korzystaniu z oprogramowania CT okazuje się, że ograniczenia poczty głosowej dotyczą nie tylko faktu, że jedynym medium jest głos, a dostęp jest tylko sekwencyjny. Zarządzanie i praca z wiadomością (korzystanie z niej) po jej wysłuchaniu również przedstawia problem - problem, z którym mogą sobie poradzić tylko określone osoby. Wydaje się, że niewiele osób na stanowiskach kierowniczych ma takie predyspozycje. Szkoliłem wiele różnych osób w zakresie korzystania i zarządzania skrzynkami pocztowymi, od szefów firm, do kucharzy w kantynach dużych firm i użytkowników, którzy otrzymują jedynie kilka wiadomości w miesiącu. Sytuacja jest zawsze taka sama: niewielu z nich ma "zdolność" do zarządzania i manipulowania wiadomościami po ich usłyszeniu.

W najlepszym przypadku udawało mi się doprowadzić do tego, że w krótkim czasie
po szkoleniu jedynie około 20% personelu korzystało z zaawansowanych możliwości poczty gtosowej. Ta liczba w kilka tygodni po szkoleniu zmniejszała się do około 5... 10%. Sześć miesięcy później prawie nikt nie korzystal z zaawansowanych funkcji swoich skrzynek pocztowych i niewielu użytkowników zmieniło pozdrowienia. I nigdy nie miałem okazji pracować z firmą, w której 100% pracowników korzystało z poczty głosowej.

Podaję wykaz kilku podstawowych „zaawansowanych” funkcji i opcji, które udostępnia poczta głosowa (niewiele osób z nich korzysta):
¨ Odpowiedź. Jeżeli nadawca wiadomości dzwonil z numeru wewnętrznego albo aparatu w firmie lub system poczty głosowej jest w stanie przechwycić numer dzwoniącego, to można odpowiedzieć na wiadomość poczty głosowej wprowadzając jedną cyfrę. ("W celu przekazania odpowiedzi proszę nacisnąć I".)

Przekazanie wiadomości. Użytkownik może przekazać wiadomość dalej do skrzynki pocztowej innego użytkownika w firmie. Ten proces jest podobny do funkcji odpowiedzi. Komentarz. Użytkownik może uzupelnić otrzymaną wiadomość i potem przekazać ją dalej Informacja o czasie. Można uzyskać tę informację, wprowadzając pojedynczą cyfrę albo wybierając opcję z podmenu. Niektóre systemy poczty głosowej automatycznie dołączają tę informację na końcu wiadomości.
Archiwizacja. Użytkownik może zabezpieczyć wiadomość przed automatycznym usunięciem przez system CT.
Zmiana hasła. Użytkownik może zmienić hasło dostępu do swojej skrzynki pocztowej w dowolnym momencie. Z tej możliwości warto korzystać, ponieważ szpiegostwo w odniesieniu do skrzynek pocztowych nie jest czymś niezwyklym.
Zmiana wstępnej wiadomości. Chodzi tu o wiadomość przekazywaną dzwoniącemu, który dotarł do naszej skrzynki; wiadomość ta może zawierać informację, dlaczego nie możemy odebrać telefon satelitarny.